«Альтаир»: учёт и себестоимость работ по обслуживанию объектов связи

Заказчик

НТСК — подрядная организация, выполняющая работы по обслуживанию инфраструктуры связи по генподрядным договорам с сотовыми операторами и привлекающая субподрядчиков в регионах.

Вызов

Работы на объектах связи идут непрерывно: плановое ТО по графику, аварийные заявки — круглосуточно. В процессе участвуют три стороны — заказчик работ, подрядчик и субподрядчики, — и у каждой свои договоры, цены и зона ответственности.

Что требовалось на этапе создания системы:

• Единый поток заявок. Принимать заявки на АВР и РВР в диспетчерском центре круглосуточно, регистрировать их в одной базе, назначать исполнителей и отслеживать статус до закрытия.
• Связь с выездными бригадами. Исполнитель на объекте должен получать заявку, видеть сведения об объекте и его местоположение и отправлять результаты работ с мобильного устройства, а не по телефону и почте.
• Учёт объектов и договоров. Вести реестр обслуживаемых объектов и линий связи, договоров обслуживания, формировать сводные заказы и отчётность, согласовывать с заказчиком закупку материалов и услуг.

Что требовалось при модернизации:

• Себестоимость каждой заявки. Свести в одной заявке все затраты: договорную стоимость работ, транспорт и топливо, труд исполнителей, время работы ДГУ и материалы, списанные в 1С.
• Цены в разрезе регионов и оборудования. Стоимость одних и тех же видов работ различается по субъектам РФ и типам ДГУ, а у субподрядчиков — свои цены по своим договорам.
• Контроль денег по договорам. Видеть сроки оплаты субподрядчикам и поступлений от заказчика, формировать акты и задания на оплату, передавать документы в 1С и в электронный документооборот.

Коробочные решения закрывают эти задачи по частям: учётная система ведёт материалы и взаиморасчёты, но не работает с выездными бригадами и заявками, а системы управления выездным персоналом не считают себестоимость по ценам генподрядных и субподрядных договоров. Требовалась система, которая связывает всё это вокруг одной заявки.

Решение

Разработана комплексная информационная система «Альтаир» для подрядчика, обслуживающего объекты связи. Главная единица системы — заявка на выполнение работ на объекте: вокруг неё собираются ход работ, исполнители, материалы, затраты, документы и оплата.

Архитектура

Система построена по трёхуровневой схеме:

• Клиентская часть — веб-приложение («тонкий» клиент в стандартном браузере, без установки ПО на рабочие места) и мобильное приложение для Android;
• Сервер приложений — бизнес-логика на C# под IIS;
• Сервер баз данных — Microsoft SQL Server.

Доступ к системе — только по HTTPS. Файлы пользователей (в том числе аудио и видео) хранятся в файловом хранилище под уникальными именами (GUID), а в базе данных — только их характеристики: исходное имя, тип, размер, даты создания и изменения.

Основные компоненты

1. Заявки и диспетчеризация

Заявки на АВР и РВР принимает единый диспетчерский центр, работающий круглосуточно; плановые заявки на ТО загружаются реестром. Система поддерживает полный жизненный цикл заявки: формирование, назначение исполнителя, смена и отслеживание статуса, отчёт по заявке, включение заявок в сводные заказы.

2. Мобильное приложение исполнителя

Руководитель подразделения назначает заявки на исполнителей, исполнитель получает их в приложении вместе со сведениями об объекте и его местоположением, вносит и отправляет результаты работ. По объекту можно записать и сохранить аудио и видео — они доступны в карточке объекта и в мобильном, и в веб-приложении.

3. Договоры и цены

Система ведёт генподрядные договоры с заказчиком и субподрядные договоры с привязкой к генподрядному. Виды работ и их стоимость загружаются из Excel-шаблона, который система формирует под конкретный договор:

• в шаблоне договора с заказчиком — столбцы по субъектам РФ, где действует договор; для договоров на обслуживание ДГУ — отдельный лист на каждый тип ДГУ;
• шаблон субподрядного договора выгружается уже с перечнем видов работ основного договора и столбцами по регионам субподрядчика;
• иерархия видов работ определяется по порядковому номеру в шаблоне.

Об окончании срока действия договора ответственные сотрудники получают уведомления по электронной почте — за месяц и в день истечения.

4. Расчёт себестоимости заявки

Стоимость выполненных договорных работ рассчитывается в отчёте по заявке и зависит от роли пользователя: субподрядчик видит стоимость по своему договору. Себестоимость заявки складывается из:

• пробега и затрат на топливо транспорта, выезжавшего на работы;
• состава исполнителей и времени выезда и возвращения в подразделение;
• времени работы ДГУ;
• материалов, списанных через 1С: система получает из 1С запасы, закреплённые за материально-ответственными лицами, и формирует задания на списание.

5. Взаиморасчёты и документы

В карточке заказа формируются акты выполненных работ и задания на оплату; отчёт о планируемых поступлениях показывает ожидаемые оплаты по договорам. Акты и платёжные поручения передаются в 1С, документы — в систему электронного документооборота Диадок.

Формы заказов и актов настраиваются в конструкторе форм выгрузки без программирования: состав, наименования и ширина столбцов, шапка формы, виды работ (ТО, АВР, РВР). Форма настраивается одна на договор и выглядит одинаково в отчёте по заявке и в заказе.

6. Рабочее место регионального представителя заказчика работ

Представители заказчика работают в той же системе: создают заявки и согласуют объёмы выполненных работ. Каждый видит только заявки своего региона.

7. Массовая загрузка данных

Реестры плановых заявок и новых объектов загружаются из Excel-шаблонов, которые формирует система; шаблон заполняется вне системы и загружается обратно в соответствующий реестр.

Роли пользователей

• Диспетчер — принимает и регистрирует заявки, контролирует их выполнение.
• Руководитель подразделения — назначает заявки на исполнителей.
• Исполнитель — получает заявки и отправляет результаты из мобильного приложения.
• Субподрядчик — выполняет заявки и видит стоимость работ по своему договору.
• Региональный представитель заказчика работ — создаёт заявки и согласует объёмы работ своего региона.
• Ответственные за договоры и взаиморасчёты — ведут договоры и цены, акты, задания на оплату, контролируют поступления.

Технологический стек

Подходы, которые себя оправдали

1. Заявка — единица учёта. Все затраты, документы и файлы привязаны к заявке, поэтому себестоимость получается как результат обычной работы, а не как отдельный отчёт, собираемый вручную.
2. Шаблон формирует система. Excel-шаблон под конкретный договор выгружается из системы и загружается обратно с той же структурой — цены по регионам и типам ДГУ попадают на свои места без ручного сопоставления.
3. Ролевой расчёт стоимости. Заказчик работ, подрядчик и субподрядчики работают в одной системе, но каждый видит цены только своего договора.
4. Учёт остаётся в 1С. Система не дублирует бухгалтерию: получает остатки материалов, передаёт задания на списание, акты и платёжные поручения.
5. Поэтапная модернизация. Шесть последовательных этапов, каждый заканчивается работающей функцией; завершает модернизацию опытная эксплуатация с обновлением инструкций.

Результаты

Ключевой результат модернизации — себестоимость каждой заявки: затраты на транспорт, людей, работу ДГУ и материалы сводятся с договорной стоимостью работ по ценам заказчика и субподрядчиков, а оплата по договорам отслеживается в той же системе.

Что даёт система

Сроки

Мы создали систему, модернизировали её и сопровождали до закрытия проекта:

• Создание: 2016 — заявки и диспетчеризация, мобильное приложение исполнителя, реестры объектов и договоров, сводные заказы и отчётность.
• Модернизация: 2017 — шесть последовательных этапов, каждый заканчивался работающей функцией.
• Сопровождение и развитие: до 2023 года.

Модернизированная система развёрнута на серверах заказчика; заказчику переданы обновлённые инструкции, дистрибутив и исходный код.

В 2023 году проект закрыт в связи с реорганизацией НТСК и прекращением деятельности юридического лица.